- Öffentlichkeit und Publikum finden heißt zunächst einmal, der Presse die berühmten fünf "W" mitzuteilen: wer, was, wann, wo und warum. Foto: Thorben Wengert/pixelio.de
"Tue Gutes und rede darüber":
Vorschläge für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Je bekannter die Aktionswoche 2011 „Alkohol? Weniger ist besser!“ ist, desto größer die Chance, dass Sie später auf eine erfolgreiche Veranstaltung zurückblicken können. Deshalb ist es unbedingt sinnvoll, die Idee der Kampagne in die Öffentlichkeit zu tragen; der wesentliche Grundsatz von PR-Arbeit lautet bekanntlich: „Tue Gutes und rede darüber“. Ideale Multiplikatoren sind dabei die örtlichen Medien wie Zeitung und Lokalfunk.
1. Schritt: Telefonische Kontaktaufnahme
Kontaktieren Sie die führende Zeitung Ihrer Stadt; die Telefonnummer finden Sie im Impressum und im Internet. Wahrscheinlich wird die Telefonzentrale Sie mit einem Mitarbeiter oder dem Sekretariat der Lokalredaktion verbinden. Nachmittags ist kein guter Zeitpunkt für ein solches Kontaktgespräch, dann sind die Redaktionen mit der Produktion der nächsten Ausgabe ausgelastet und oftmals in Hektik. Rufen Sie also besser vormittags an, um dem Redakteur/der Redakteurin die Aktionswoche und Ihre regionale Veranstaltung vorzustellen. Möglicherweise finden Sie schon bei diesem ersten Telefonat heraus, ob sich die Zeitung ein Engagement für die Kampagne vorstellen kann.
Es ist anzunehmen, dass Sie darum gebeten werden, zunächst die wesentlichen Informationen schriftlich hereinzureichen. Werten Sie das nicht als Desinteresse oder gar Abfuhr, sondern tun Sie’s einfach: Redaktionen sind oft unterbesetzt oder können zum Zeitpunkt Ihres Anrufs durchaus wie leergefegt sein, wenn sämtliche Mitarbeiter gerade auf einem tagesaktuellen Termin sind. Vielleicht nennt man Ihnen aber auch konkret einen Ansprechpartner für den nächsten Tag.
Ratsam ist es auf jeden Fall, Ihre Veranstaltung nicht per Mail anzukündigen, und diese womöglich noch an eine Adresse, die mit „info“ beginnt. In solchen Sammelpostfächern landen täglich tausende von Mails, und die Möglichkeit, dass Ihre Veranstaltung darin untergeht, ist gegeben. Auch wenn das Sekretariat etwas anderes behauptet. Ein Fax zu texten und zu senden, ist also – auch wenn es mehr Mühe macht – immer besser: Bedrucktes Papier ist nicht virtuell. Und es kann ohne weiteren Aufwand in die redaktionelle Terminmappe einsortiert werden. Nach ähnlichem Prinzip können Sie auch Kontakt zu den Radiosendern Ihrer Stadt aufnehmen.
2. Schritt: Ein Pressegespräch organisieren
Informieren Sie möglichst viele Medien an ihrem Ort über die Aktionswoche – vielleicht sogar, ehe Sie sich auf die Sponsorensuche machen. Denn wenn mögliche Sponsoren vorab in der Presse etwas über die Aktion gelesen haben, kann das Ihre Überzeugungsversuche erleichtern. Für Journalistinnen und Journalisten ist ein Pressegespräch immer interessant. Laden Sie dazu möglichst viele Journalisten ein – von Tageszeitungen, Anzeigenblättern, Szenemagazinen, TV-Sendern (falls vorhanden) und vom Lokalfunk Ihrer Stadt.
» Musteranschreiben für eine Einladung zum Pressegespräch (PDF)
3. Schritt: Pressemitteilung verschicken
Wenn Sie kein Pressegespräch organisieren und telefonisch keinen Kontakt zu den Redaktionen aufnehmen möchten, ist es sinnvoll und empfehlenswert, eine Pressemitteilung an die Lokalredaktionen zu verschicken. Die Zeitungen können dann die Pressemitteilung so, wie sie ist, abdrucken.Oder sie werden aufgrund der Pressemitteilung aufmerksam und recherchieren/schreiben dann selber.
So klappt es: Tipps und Tricks für das Pressegespräch
- Foto: Rainer Sturm / pixelio.de
Vor dem Pressegespräch:
• Adressen, E-Mail bzw. Telefonnummer der Lokaljournalisten finden Sie im Impressum der jeweiligen Zeitung oder im Internet.
• Schicken Sie die Einladung zum Pressegespräch mindestens eine Woche vor dem Termin heraus, per Post oder per Fax. Mail-Adressen sind für Ihr Vorhaben am nützlichsten, wenn Sie bereits Kontakt zu einem Journalisten haben.
• Legen Sie den Termin möglichst auf den Anfang der Woche, die dem Start der Aktionswoche vorangeht.
• Wählen Sie einen Termin möglichst am späten Vormittag oder bis gegen 14:30 Uhr.
• Legen Sie Ihrer Einladung ein Programm Ihrer Veranstaltung bei, falls vorhanden.
• Eine genaue Wegbeschreibung stellt sicher, dass die eingeladenen Journalisten/ innen den Veranstaltungsort leicht finden.
Beim Pressegespräch:
• Treten Sie mit maximal drei Personen vor die Journalisten/-innen.
• Versuchen Sie, Ihre Veranstaltung, die Aktionswoche und Ihre Einrichtung in etwa 15 Minuten vorzustellen. Ein gutes Pressegespräch dauert insgesamt rund eine Stunde.
• Schildern Sie beispielsweise den Übergang von riskanten und schädlichen Konsum bis hin zu einer Abhängigkeit. Die Perspektive eines von Ihnen eingeladenen Betroffenen oder Mit-Betroffenen ist für Berichterstatter immer besonders interessant.
• Geben Sie am Ende den Journalisten Gelegenheit, Fragen zu stellen.
• Halten Sie wichtige Informationen über Ihre Einrichtung, Ihre Selbsthilfegruppe schriftlich bereit (zum Beispiel: Seit wann gibt es die Gruppe? Wie viele Mitglieder hat sie? Welche gemeinsamen Aktivitäten finden statt? Wie können Interessierte die Gruppe kontaktieren?). Diese und das Informationsmaterial der Aktionswoche können Sie bei dem Pressegespräch zum Mitnehmen auslegen. Angenehmer für die Journalisten ist es allerdings, wenn Sie die Arbeitsunterlagen in Form einer Pressemappe erhalten.
• Und nicht zuletzt: Journalisten sind daran gewöhnt, dass es Kaffee und Mineralwasser gibt.
Nach dem Pressegespräch:
Journalisten/-innen, die Ihrer Einladung nicht gefolgt sind, können Sie am nächsten Tag anrufen und ihnen anbieten, das Informationsmaterial per E-Mail oder Post zu schicken. Hier lauert allerdings ein Fallstrick: Manche Redakteure reagieren an diesem Punkt schnell genervt. Wenn Sie unsicher sind, ob der Journalist nicht kommen konnte oder schlicht nicht kommen wollte, dann schicken Sie ihm/ihr die Informationen ohne vorhergehenden Anruf einfach zu.
